Pourquoi transformer un document Word en PDF ?


Selon l'utilisation que vous souhaitez faire d'un document Word, il est peut-être judicieux, voir indispensable de le convertir en PDF au préalable avant par exemple de le partager sur les réseaux sociaux ou simplement l'envoyer par email. Ceci est dû à la nature même de ce genre de formats :

Word : Une solution Microsoft Office

Word est un logiciel de traitement de texte qui fait partie de la solution Microsoft Office avec des noms de fichiers se terminant par (extension) : doc, dot, docx, dotx, docm ou dotm. À l'instar des autres solutions du même type comme LibreOffice Writer, WordPerfect et autres, Word permet de créer et d'éditer des documents avec une mise en page avancée combinant des images, des tableaux, du texte et des autres éléments contextuels ou de contenu. Nous pourrons ainsi créer des textes avec des polices de caractères spécifiques disponibles sur le poste de l'utilisateur lors de l'édition du document. Le rendu est ainsi totalement maitrisé et correspondant au résultat souhaité.

Ce rendu n'est toutefois pas garanti lors de l'envoi d'un document Word à un tiers ou lors de son ouverture sur un ordinateur différent de celui sur lequel il a été créé. En effet, plusieurs éléments peuvent venir altérer la qualité et le rendu du Word lors de son ouverture, comme par exemple la version de Microsoft Office (2007, 2010, 2013, 2016, 2019) sur laquelle on ouvre le document et qui peut être différente de celle avec laquelle nous l'avons créé. Un autre élément important est les polices de caractères qui peuvent ne pas être installées sur le poste où on ouvre le document Word. De ce fait, Word remplace alors les polices de caractères d'origine par celles disponibles sur le poste au risque de totalement défigurer votre document original et sa mise en page lors de l'ouverture du document ou à son impression.

Vous n'avez donc jamais la garantie qu'un document soit affiché chez vos destinataires de la même manière dont vous l'avez conçu et comme il s'affiche chez vous. C'est donc sur ce point que le PDF rentre en jeu et la conversion en ligne d'un Word en PDF prend tout son sens.

Avantages d'un PDF

PDF signifie Portable Document Format (Format de Document Portable) est le format standard de visualisation et d'échange de fichiers. C'est un format indépendant du matériel, du logiciel d'application ou du système d'exploitation avec lequel il est visualisé. Il conserve ainsi la même mise en page (police, mise en forme, graphiques, illustrations,…) sur tous les supports. Vous avez ainsi la garantie que vos documents sont reçus, lus et imprimés exactement comme vous voulez qu'ils le soient.

La lecture et l'impression deviennent plus agréables et simples sans mauvaises surprises. De plus, la plupart des lecteurs PDF sont gratuits et libres de droit.

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